Une des obligations des propriétaires, vis-à-vis de Revenu Québec, est de produire chaque année, pour chacun des locataires, un Relevé 31 (Renseignements sur l’occupation d’un logement).

Le relevé 31 doit être produit par toute personne ou toute société de personnes qui est propriétaire d’un immeuble et qui a loué un logement pour lequel un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée.  Les renseignements fournis sur ce relevé sont utilisés par le locataire ou le sous-locataire qui demande le crédit d’impôt pour solidarité dans sa déclaration de revenus.

Un document (copie 1) ou un fichier .XML doit être envoyé à Revenu Québec, un autre à chaque locataire (copie 2). Vous pouvez faire cette opération entre le 1er décembre de l’année visée et le 28 février de l’année suivante.

Il existe plusieurs moyens de produire ces relevés, notamment :

manuellement, depuis « Mon dossier pour les citoyens » (sur le site de Revenu Québec*). Vous devez entrer, chaque année, toutes les informations. Ce n’est pas trop fastidieux si vous avez peu de locataires.
automatiquement depuis Lorent.  Pour cela, une option de menu est à votre disposition.  En effet, chaque année, Lorent va chercher sa certification de conformité auprès de Revenu Québec.

Attention, les deux envois doivent être fait avant le 28 février sachant qu’un délai administratif existe pour demander le numéro de préparateur (voir étape #1 ci-dessous), pour recevoir la réponse suite à l’envoi du fichier et pour envoyer la copie 2 aux locataires (étape #8).

Dans le cas de Lorent

Une fenêtre unique rassemblant la liste de tous vos immeubles et leurs locataires qui ont un loyer prévu ou payé au 31 décembre de l’année visée.

Notez que si vous faites les Relevés 31 avant vos avis d’augmentation, la copie 2 pour les locataires (voir étape 8 ci-dessous) peut être ajoutée au fichier PDF de l’avis d’augmentation de sorte à ne faire qu’un seul fichier à envoyer (ou à imprimer) pour le locataire.

  • Étape #1 : Avant toute chose, si vous ne l’avez pas encore, il vous faut un numéro de préparateur (NP). Pour cela, il faut remplir le formulaire ED-430 (sans oublier de mentionner Lorent comme logiciel !) et l’envoyer à edi@revenuquebec.ca. Attention à ne pas oublier votre adresse courriel, c’est par ce biais que Revenu Québec vous contactera en cas d’anomalie (sinon ce sera par courrier, donc beaucoup plus long !). Ce formulaire permet aussi de mettre à jour votre inscription, par exemple si vous avez besoin de plus de numéros séquentiels à la suite de l’achat d’un nouvel immeuble. Attendez ensuite quelque jours pour recevoir la réponse.
  • Étape #2 : Ouvrez la fenêtre des Relevés 31 (illustrée ci-contre) dans Lorent et choisissez l’année à déclarer (ex : 2022 si vous êtes dans la période du 1er décembre 2022 au 28 février 2023). Si l’année à déclarer n’est pas disponible, attendez la prochaine mise-à-jour de Lorent ou communiquez avec le support technique. Pour le premier envoi de l’année, restez sur le type d’envoi « original ».
  • Étape #3 : Le choix de l’année entraîne l’affichage des locataires dans chacun de vos immeubles (voir remarque ci-. Si le nom de l’immeuble est en rouge, cela veut dire que soit le propriétaire est inconnu, soit son adresse n’est pas renseignée. Quittez la fenêtre des Relevés 31. Dans le premier cas, allez dans le module « Propriétaire/achat » et sélectionnez un contact dans propriétaire 1. Dans l’autre cas, sélectionnez le propriétaire dans le module « Contacts » et, dans l’onglet « Référence », double-cliquez dans la colonne grise « adresse » pour en ajoutez une. Revenez dans la fenêtre des Relevés 31.
  • Étape #4 : Remplissez votre Numéro de Préparateur, sélectionnez votre nom et votre adresse s’affichera. Enfin, mettez la fourchette de numéros, commençants par 31, reçus de Revenu Québec.
  • Étape #5 : Laissez vide le nom du fichier pour qu’il soit créé sur votre bureau Windows. Sinon choisissez le nom de votre fichier par le bouton […]. Conseil : créez un répertoire « R31 » dans « Mes documents » et donnez comme nom, par exemple, « Relevés31_original_2022 » (Lorent ajoutera .XML à la fin).
  • Étape #6 : Tout étant complété, le bouton [Créer le fichier des R31] sera actif. Cliquez dessus pour créer le fichier .XML.
  • Étape #7a : Connectez-vous ensuite sur le site de Revenu Québec et entrez uniquement votre numéro de préparateur. Cliquez sur [Suivant].
  • Étape #7b : Entrez le nom du préparateur, celui de la personne ressource et son numéro de téléphone. Choisissez ensuite le type de relevé (évidemment 31 ici), l’année d’imposition (dans cet exemple : 2022) et le type d’envoi (doit être identique à ce que vous avez sélectionné dans la fenêtre Lorent, voir étape #2 ci-dessus).
  • Étape #7c : Cliquez sur [choisir un fichier] et allez trouver le fichier .XML créé à l’étape 5 (sur votre bureau Windows ou à l’endroit de votre choix). Cliquez enfin sur le bouton [Transmettre]. Un numéro d’accusé de réception sera affiché à l’écran.
  • Étape #8 : Dès que vous recevez la confirmation de Revenu Québec, et uniquement à ce moment, que votre fichier .XML est correct, vous pouvez produire les Relevés 31 pour les locataires. Pour cela, revenez dans la fenêtre des Relevés 31 de Lorent et cliquez sur [Imprimer les R31 des locataires]. Dans le cas où la confirmation révèle des erreurs ou des avertissements, merci de nous appeler au support technique.

Exceptions au Relevé 31

Seuls les « personnes physiques » et les immeubles au Québec sont concernés. Pour enlever un immeuble au complet, si ce dernier ne contient que des baux commerciaux, allez dans sa fiche et décochez « Relevé 31 » dans la partie « Gestion ».

Si l’immeuble contient à la fois des appartements et des locaux commerciaux, la case « Relevé 31 » de l’immeuble doit rester cochée. Dans ce cas, pour enlever les baux commerciaux, allez dans chacun des baux commerciaux et décocher « Relevé 31 » dans chacun d’eux.

* https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/rl-31/