Une des obligations des propriétaires, vis-à-vis de Revenu Québec, est de produire chaque année, pour chacun des locataires d’un logement résidentiel, un Relevé 31 (Renseignements sur l’occupation d’un logement).

Le relevé 31 doit être produit par toute personne ou toute société de personnes qui est propriétaire d’un immeuble et qui a loué un logement pour lequel un loyer a été payé ou était payable le 31 décembre de l’année visée.  Les renseignements fournis sur ce relevé sont utilisés par le locataire ou le sous-locataire qui demande le crédit d’impôt pour solidarité dans sa déclaration de revenus.

Un document (copie 1) ou un fichier .XML doit être envoyé à Revenu Québec, un autre à chaque locataire (copie 2). Vous pouvez faire cette opération entre le 1er décembre de l’année visée et le 28 février de l’année suivante.

Il existe plusieurs moyens de produire ces relevés, notamment :

manuellement, depuis « Mon dossier pour les citoyens » (sur le site de Revenu Québec*). Vous devez entrer, chaque année, toutes les informations. Ce n’est pas trop fastidieux si vous avez peu de locataires.
automatiquement depuis Lorent.  Pour cela, une option de menu est à votre disposition.  En effet, chaque année, Lorent va chercher sa certification de conformité auprès de Revenu Québec.

Attention, les deux envois, l’un à Revenu Québec l’autre au locataire, doivent être fait avant le 28 février. Gardez à l’esprit qu’un délai administratif existe pour demander le numéro de préparateur si vous ne l’avez pas encore (voir étape #1 ci-dessous), pour recevoir la réponse de Revenu Québec suite à l’envoi du fichier et pour envoyer la copie 2 aux locataires (étape #8).

Dans le cas de Lorent

Depuis 2025, un assistant est proposé dans Lorent pour vous guider dans chaque étape de la production de vos Relevés 31.  Notez que si vous faites les Relevés 31 avant vos avis d’augmentation, la copie 2 pour les locataires (voir étape 8 ci-dessous) peut être ajoutée au fichier PDF de l’avis d’augmentation de sorte à ne faire qu’un seul fichier à envoyer (ou à imprimer) pour le locataire.

Cet écran d’accueil vous propose tout d’abord 2 boutons vous permettant d’ouvrir des pages de Revenu Québec pour en savoir plus sur l’objectif des Relevé 31 et les différentes étapes pour leur production.

  • Étape #1 :

La première étape de cet assistant vous permet d’aller chercher l’indispensable numéro de préparateur. En cliquant sur le bouton [Étape suivante], vous serez redirigé vers une note vous expliquant de quelle manière remplir ce le formulaire ED-430 auquel Lorent vous donne accès via le bouton [Remplir le formulaire ED-430). L’envoyer à edi@revenuquebec.ca. Attention à ne pas oublier votre adresse courriel, c’est par ce biais que Revenu Québec vous contactera en cas d’anomalie (sinon ce sera par courrier, donc beaucoup plus long !)

  • Étape #2

Vous avez (reçu) votre numéro de préparateur, vous revenez dans la fenêtre d’accueil et choisissez l’option [Je possède/j’ai reçu un numéro de préparateur et je veux faire un fichier des Relevés 31 pour Revenu Québec].

Avant de cliquer sur [Étape suivante], nous vous invitons à cliquer sur [Que dois-je vérifier dans Lorent pour finaliser l’envoi du fichier ?] vous donne la liste des choses à vérifier dans Lorent afin que les autres étapes se passent sans problème.

Important : Les « propriétaire 1 » des immeubles seront ceux qui seront utilisés pour les Relevés 31. C’est à dire que quand vous choisissez le propriétaire, en fait le préparateur, dans la fenêtre ci-dessous, seuls les locataires des immeubles de ce propriétaires seront présentés à la prochaine étape. Cette méthode permet d’assurer que le préparateur (notamment dans le cas où vous avez plusieurs N° de préparateur) est le bon pour les locataires concernés.

Ceci fait, allez alors à l’étape suivante à l’étape pour choisir l’année de déclaration (par exemple au mois de janvier 2025 vous déclarez les locataires de 2024), le type d’envoi et le préparateur.

Si l’année à déclarer n’est pas disponible, attendez la prochaine mise-à-jour de Lorent (disponible habituellement dans la 3eme semaine de janvier) ou communiquez avec le support technique.

Vous devez choisir le préparateur grâce à la petite loupe qui ouvre la fenêtre des contacts. Pour le trouver rapidement, choisissez, en haut, le filtre « Propriétaire ». Ajoutez, dans l’onglet « Référence », en bas à gauche, les information de N° de préparateur, le numéro de Relevé 31 minimum et maximum que vous avez reçu de Revenu Québec.  Ces informations sont indispensables pour la suite. Ceci fait, double-cliquez sur la ligne du propriétaire pour faire apparaitre ses information dans l’assistant du Relevé 31.

Revenu(e) dans l’assistant, cliquez sur [Vérifier la liste des locataires]. La fenêtre ci-dessous apparait et regroupe les locataires par immeuble. Sélectionnez, si ce n’est déjà fait, les locataires qui nécessitent un Relevé 31.

  • Si le nom de l’immeuble est en rouge, cela veut dire que soit le propriétaire est inconnu, soit son adresse n’est pas renseignée. Quittez la fenêtre des Relevés 31. Dans le premier cas, allez dans le module « Propriétaire/achat » et sélectionnez un contact dans propriétaire 1. Dans l’autre cas, sélectionnez le propriétaire dans le module « Contacts » et, dans l’onglet « Référence », double-cliquez dans la colonne grise « adresse » pour en ajoutez une. Revenez ensuite dans la fenêtre des Relevés 31.

 

 

 

 

 

 

 

Cliquez enfin sur le bouton [Créer le fichier des Relevés 31].  Vous remarquerez, en bas de la fenêtre, les numéros d’autorisation et de certification permettant à Lorent d’être reconnus par Revenu Québec.

Créez le fichier contenant vos Relevés 31 (soit en laissant la zone de saisie vide, soit en choisissant vous même le répertoire et le nom du fichier avec le bouton […]). Attention de ne pas laisser, ici, le nom du fichier de l’année dernière … Lorent pourrait l’écraser. Rassurez-vous, même dans cette situation, il n’y a aucun impact vis-à-vis de Revenu Québec puisque le fichier écrasé leur a déjà été envoyé. C’est juste que vous perdez votre ancien fichier archivé sur votre ordinateur.

Le fichier étant fait, cliquez sur le bouton [Ouvrir le site de Revenu Québec] pour téléverser ce fichier. C’est terminé pour cette étape !

 

  • Étape #3

Le fichier des Relevés 31 ayant été reçu par Revenu Québec, ils vont vous envoyer la réponse qui vous dit (normalement) que tout est bon.

C’est à ce moment que vous pouvez faire les Relevés 31 à envoyer à vos locataires. Pour cela, sélectionnez la dernière option de l’accueil du Relevé et cliquez sur [Suivant] pour obtenir l’écran illustré ci-dessous.

Cliquez sur [Imprimer les Relevés 31 des locataires]. Cela va copier des fichiers (que Lorent a déjà créé lors de l’envoi à Revenu Québec) dans un répertoire sur votre bureau Windows. Un fichier par locataire qu’il vous suffit alors d’imprimer ou d’envoyer par courriel.

Exceptions au Relevé 31

Seuls les « personnes physiques » et les immeubles au Québec sont concernés. Pour enlever un immeuble au complet, si ce dernier ne contient que des baux commerciaux, allez dans sa fiche et décochez « Relevé 31 » dans la partie « Gestion ».

Si l’immeuble contient à la fois des appartements et des locaux commerciaux, la case « Relevé 31 » de l’immeuble doit rester cochée. Dans ce cas, pour enlever les baux commerciaux, allez dans chacun des baux commerciaux et décocher « Relevé 31 » dans chacun d’eux.

* https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/rl-31/